Certificação digital para MEIs

Desde o dia 1° de julho, a certificação digital para MEI (Microempreendedor individual) passou a ser obrigatória para emitir as notas fiscais eletrônicas e enviar informações trabalhistas por meio do sistema eSocial.

O certificado digital serve como um documento de identidade eletrônico utilizado para diversas transações. Ele funciona como uma assinatura eletrônica do seu negócio, ou seja, equivale à sua assinatura física no papel. O sistema utiliza chaves criptográficas para dar segurança à assinatura e confirmar a sua identidade digital. Há assinaturas eletrônicas em vários formatos como um token, cartão magnético, pendrive ou mesmo no formato de um arquivo.

O certificado digital também serve como assinatura do seu contato com a Receita Federal, fazendo com que você receba, em um ambiente seguro, informações sobre dados cadastrais, declarações e legislações.

A certificação digital para MEI dará a garantia de autoria da nota fiscal eletrônica por ele emitida. Para essas empresas que têm empregados (incluindo o MEI), o certificado digital será necessário para fazer o cadastramento e realizar consultas no eSocial (uma versão simplificada está sendo criada). Por meio desse portal, os patrões passarão a comunicar ao governo federal, de forma unificada, as informações relativas a seus empregados, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Vale lembrar que o MEI, mesmo tendo um único funcionário (como permite a legislação), será obrigado a aderir ao eSocial. A ideia é que haja um banco de dados único administrado pelo governo federal. Ao todo, o sistema contemplará informações de mais de 40 milhões de trabalhadores e de oito milhões de empresas.

O MEI com um empregado, no entanto, continuará a usar o SIMEI — sistema de recolhimento dos tributos em valores fixos mensais do Simples Nacional voltado para o microempreendedor — para gerar a guia de recolhimento relativa à sua atividade com dono de um negócio formalizado. Aliado a isso, passará a utilizar o eSocial para o cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias relativas ao trabalhador que ele empregar.

Para o MEI que não têm um empregado, o SIMEI continuará como único sistema de recolhimento dos tributos.

Como vantagem, podemos destacar que com a certificação digital para MEI é possível assinar contratos e documentos digitalmente, sem a necessidade de reconhecimento de firma em cartório; além de fazer declarações; preencher cadastros e consultar obrigações junto à Receita Federal, como Imposto de Renda (para pessoa física ou para pessoa jurídica).

O objetivo dessa nova exigência é garantir a validade jurídica, a autenticidade e a segurança de dados nas transações feitas pela internet.